【學姐分享】實用不藏私!分享我的 – 超專業雲端問卷系統、喜帖調查 等各式表

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差不多在距離婚禮1-2個月前,可以先行統計賓客人數。

統計好賓客人數,後續的喜帖數量、婚禮小物數量、座位表等等才能有所安排。

 

先跟大家分享我們的問卷調查系統,是使用 Survey Cake雲端問卷服務

我覺得它的介面比起Google表單還要活潑很多,

類似幻燈片的方式一頁一頁填寫,生動又有趣。

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在開始填答之前,可以先放一張照片及邀請的話語,

表單可以選擇配色,我選了最簡約的「香草奶酪」主題。

按下「開始填答」按鈕(在下方沒有截到圖)或是右下角的「 > 」即可開始。

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首先秀出最重要的婚宴日期,左下角的%是填答進度。這邊只是給親友記下日期用的,不需作答。

 

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再來是時間,很多人疑惑為什麼是12:22午宴開始,有特殊含意嗎?

答案是:沒有特殊意義!只是不想太多人遲到~

如果寫12:30,一定會被當作是13:00到就好了。

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接著是地點,我找了一張官方的圖片,給大家看看飯店的外觀~

(什麼都沒填就完成了13%)

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終於要進入正題,題號旁邊小小的*是代表「此題必填」,

這和Google表單的功能雷同,也是自行設定的。

若是沒有填上任何文字就無法進入下一題。

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這一題「與新人的關係」

是方便我跟老公分配各自的座位,不過像這種網路填答,我們都還是給同學、同事填寫居多,親戚比較傾向於電話聯繫。

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我有很多三八的朋友,會不願意乖乖寫自己是新娘同學/同事,

硬要選個其他關係,然後填上「新娘摯愛」、「豪邁姐妹」之類的。

覺得好笑,卻又充滿愛

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除了題目與選項之外,標題下方的一排備註也可以自行編輯。

雖然我說不要有壓力,但其實很希望大家都可以來。(總是要裝體貼一下

而且我覺得比起「參加」或「不參加」這種制式化選項,改成口語化的句子會更有情感。

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其實Survey Cake很貼心地會有一些範本題目(專門為婚禮統計設計)

因此我幾乎可以說是改改字而已,格式沒有變動到什麼。

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兒童座椅與吃素的朋友,也是出席統計裡重要的資料。

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關於寄送喜帖,這幾個選項我其實考慮良久,因為我的紙本喜帖印很多(廠商最低發印數量200份)很想通通都發送出去。

但問卷的作用就是要統計親友的需求,我還是給了不同的選擇。

有趣的是,我的朋友們都喜歡收到紙本喜帖,老公的朋友則選電子喜帖居多。(可能男生比較容易弄丟東西

有部份可愛的朋友說不用寄喜帖,怕我花錢,我趕緊私訊說拜託讓我寄!!

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既然要寄喜帖,就要有地址。選擇紙本喜帖的會進入填寫地址的頁面。

Survey Cake的範本就有附上「郵遞區號查詢」的貼心功能。

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如果選的是電子喜帖,則會跳到填寫電郵地址。不需要喜帖的則會直接跳到下圖的聯絡電話填寫。

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因為每個人都會填寫聯絡電話,我們就能在婚禮前三天一一發送簡訊給親友,

提醒他們婚禮要到了,順便提前告知他們的桌次,讓入席更快速。

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最後一道-有什麼話想對我們說嗎?也是我最喜歡的題目。

原本以為大家會懶得打字直接跳過,想不到幾乎所有人都有留言(可能以為是必填

而且並不是敷衍的文字,有好多人都寫了長長的感性文章~~(已全數收藏

這邊再放上一張更親切的婚紗照,我覺得很適合~

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最後的「送出問卷」,是我覺得這套系統設計上的小小瑕疵。

因為很多人看到填寫完畢就關掉了,不知道要按下「送出問卷」的按鈕才能真正送出資料。

因此建議大家在給親友填答之前,先提醒他們這個步驟要完成。

或是請他們完成作答之後通知一下,我們再確認是否收到。

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那時候每天最開心的事,就是打開電腦又看到新的一筆回覆~

那種互動的感覺真的很美好~~~~

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Survey Cake雲端問卷還有自動圖表統計的功能

不過我覺得用不太到,那麼多功能,我只會用到「明細匯出」,會顯示最詳細的統計資料。

也有匯出成excel檔案的功能,但我的Mac book似乎不太支援,會跑出亂碼。

我只好很克難的逐筆複製文字,貼到excel裡面再去整理格式。

<問卷結果>

問卷結果.jpg

不管有沒有參加,我都會全數貼到excel表格,工作表標籤為「問卷結果」。

粉色網底的是Survey Cake系統的選項回覆(連填答秒數都有)

白色底的「排序」、「桌次」欄位是我加上去的,方便後續統計使用。

再用篩選的方式,從中撈取出「出席人數」、「紙本喜帖寄送人數」、「電子喜帖寄送人數」、「喜餅發送人數」等名單。

這樣大家應該明瞭這個系統有多好用了吧!

只要做一次調查,就可以整理出這麼多資料~

真的蠻推薦這套系統,

若硬要挑毛病的話,就是有出現新回覆不會寄mail通知,

還有許多功能都要付費,不過光是免費的功能就很夠了。

<出席人數>

出席人數.jpg

這個簡單的表格是初步的統計,可以幫助你抓桌數。

賓客出席名單是到了婚禮前一天(甚至當天)都還會有變動的東西…

但也不能因此就不仔細估算,畢竟大部分的親友都是很守規矩的,

他們將寶貴的週末留給我們,一定要替他們安排個好位子~

<紙本喜帖寄送表>

紙本喜帖.jpg

特別加上「啟封詞」欄位,因為喜帖的寫法和一般書信不同。

不可以寫上「敬啟」(喜帖等同婚禮邀請函,要他人恭恭敬敬地打開是不禮貌的)

啟封詞的寫法依身份有所不同,同樣是未婚女性也有好幾種寫法。

為了不要過於複雜,我盡可能統一將未婚女性都寫 「芳啟」;男性、老師、公司行號等都寫「鈞啟」。

全家大小一起來的最簡單了,寫上「全家福」即可~

<電子喜帖發送表>

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其實很多填寫電子喜帖的,也硬是被我強迫推銷收下紙本喜帖…(親友表示無奈)

我並不在意多花一點郵資,畢竟已經做好了自己設計的喜帖,就是希望親友們都能收到。

總比最後躺在我家來得有效益。(不過如果印製量不多的新人,電子喜帖是比較環保的方式)

然後補充一下電子喜帖在寄送時的小眉角,

因為個人資料保護法,現代人對於隱私權都很重視,

我當初什麼都沒多想,將電郵地址通通複製到收件人就發送了,

事後老公的朋友說,應該要將大家的mail都放在密件副本裡,才不會有個資外漏的問題。

只能說我和老公過去都只有在公司內部使用e-mail,這方面小細節就疏忽了~

<喜餅發送人數調查表>

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這個表格最後我只有用到女方的部分,

因為男方回禮不多,只有幾盒給至親長輩,就沒有統計在此表。

 

以上是賓客調查的部分,

算是最單純卻也最多變數的統計了

 

由於我是訂結儀式+午宴,所以在婚禮流程上也下了不少功夫。

也做了一大堆的表單幫助自己掌握進度,

之後再分享給各位新娘唷!

 

本文獲得新娘同意轉載,原文連結:實用不藏私!分享我的 – 超專業雲端問卷系統、喜帖調查 等各式表

譚編編 | WeddingDay小編

譚編編 | WeddingDay小編

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