【學姐分享】 人生中最重要的專案 – 婚禮流程表單大全(內附檔案)

舉辦婚禮就像是執行一個專案,如何如質、如期、如預算的完成是每位新娘最在乎的事情。
而身為一個專案經理,當然要將專業用在這個人生中最重要的專案上。
所以在決定婚期後,就建立起所有所需的表單和流程,規劃每階段應該完成的項目,並制定預算。
使用Google表單線上編輯的功能,可以隨時修改、隨地存取,並能分享給隊友,讓這位最重要的專案關係人也能夠了解專案進行的細節。

靠著這份表格,讓我按部就班地完成每個步驟,在婚前也不至於忘東忘西,或是準備的焦頭爛額。四月二十八日,順利畢業了! 希望將這些經驗分享給學妹們,祝大家都能順利的完成心目中夢想的婚禮。

總共有9個重要的婚禮流程表單:

1. 婚禮流程表 – 時程表

第一個表格列出所有婚禮前要完成的項目,並分成參考時間和預計時間。

參考時間:參考學姊們的經驗,訂出該項目應該要執行的時間。
預計時間:明確的日期,預計要完成的時間。例如跟婚紗公司約定好拍照時間,就可以都填上來,避免事情太多忘記了!
實際時間:實際完成的時間,是在完成的時候做記錄,之後要回顧也有個依據。
狀態:用於標示該項目是完成、進行中或是取消。
備註:可以記錄細節,例如訂單編號、合作廠商資訊等等。

 

表格二 婚宴倒數鐘,幫你的婚宴做倒數

倒數的公式有分年、月、日。
公式是 =DATEDIF(now(), DATE(2018, 4, 28), "D")
只要把婚宴時間填到 DATE(年,月,日)中就可以囉!

表格三 是依照不同主題做分類

這個表格跟表格一相輔相成,主要是可以很清楚看出每個月要進行的項目有哪些。
每個月檢視表格,就可以確認是不是一切都在進度中。

 

2. 婚禮流程表 – 預算

婚禮一開始,大家對於會花多少錢可能都沒有概念,直到把所有項目都預估出來,才會被嚇一跳!原來婚禮真的有可能花到百萬!也唯有一開始就制定一個預算表,才能有所取捨,列出必要與非必要的開銷。

這個預算表涵蓋大部分婚禮會花費的項目,並依據花費的時間做分類。大家可以以此架構作增減。欄位部分分成預計支出實際支出

預計支出用來預估要花多少錢,我把我當初參考的金額都留下來給大家做參考。
實際支出就是實際的花費囉!因為部分花費都是先付訂金,到婚禮當天才結清,所以特別分出實際應支付 和 目前已支付的欄位。如果夫妻間要明算帳的話,也可以在付款人欄位標示該項目付款的人。

每個項目都有總結,公式也已經設定好了! 在一切都輸入完畢後,就能馬上看出這場婚禮的淨收入囉。

 

3. 當天流程 – 訂結同天和午宴

當天流程也分成兩個表格
表格一是簡表:可以很明確看出當天的活動流程,這主要是給父母和親友看,讓大家明確知道當天會有什麼活動。
表格二是詳細流程:每一步要做什麼,地點、需要準備的東西、工作人員、搭配的音樂都明確的列出來。當天就是照表操課?!
當你把每一步都列出來,並交代所有工作人員這些細節的同時,就能盡可能發現其中的不足之處,並可以提早準備。

 

大部分飯店都有自己的流程表,後來我是依據飯店的流程表,把所有細節都寫上去。
包含婚顧或小管家該做的事情,工作人員應該配合的地方,主持人應該提醒的項目,婚攝應該拍攝的時間與角度等等,全部列在同一份流程中,並在婚宴前與大家再三確認。

所以到婚宴當天,事情都照著預期的走,沒有太多意外。
想知道我的婚禮流程和細節,可以看我的另一篇文章唷!
如果想要詳細的流程表,也可以在留言處留下你的Email,我可以寄給你。

參考: [Wedding] 訂結同天請午宴-最詳細的婚禮流程和婚禮活動分享

 

4. 婚禮流程表 – 婚紗包套評估

拍婚紗是婚禮中數一數二的支出項目,所以在下訂前當然要做足功課。雖然婚紗最重要的事情是找到自己喜歡的婚紗和遇到自己喜歡的攝影師,但是婚紗公司或工作室的包套內容,也是未來能合作愉快的重要因素之一。

這個表格裡,蒐集所有應該詢問婚紗公司的問題,大家可以以此找出適合自己的婚紗公司和方案唷!

 

5. 喜帖發送表

因為我大部分的朋友都有填寫婚禮問卷,所以直接照婚禮問卷的表格上去寄送喜帖。
如果是透過個別詢問的或是雙方家長的朋友們,可以用這個表格來記錄。

 

6. 婚禮流程表 – 座位分配表

座位安排是一門學問,也是婚禮最麻煩的事情!這個表格可以幫助大家在安排位子的時候清楚的看出座位分配,也可以同時記錄素食和兒童椅數量。
另外,透過顏色區分(Color Code),可以標記出需要再確認的人,避免婚前事情太多,忘記確認。這時候也可以善用Google文件的優點,邀請爸媽一起來到這個畫面做編輯,省去檔案傳來傳去,版本混亂的問題。

婚禮前一天,列印出最後版本的座位圖,直接當作招待使用的代位圖。

 

7. 婚禮流程表 – 工作人員名單

列出所有當天的工作人員和聯絡方式。婚禮當天提供給婚顧和總召,方便緊急情況時互相聯絡。

 

8. 婚禮流程表 – 婚禮當天物品清單

最常看到大家分享婚禮當天很多東西忘記帶了,或是忘記放哪,忘記拿出來之類的。
所以在準備之初就建立一個清單,只要想到當天要帶到飯店或要使用的物品就先列出來。
在婚宴前一天,就以這份表單當作Checklist,不怕忘東忘西。

 

9. 婚禮流程表 – 車次安排

這個表格幫助大家規劃禮車的安排,可以明確的列出車次、駕駛與乘客。
也可以加入完整路線和禮車停放位子(停飯店專屬位子或附近停車場)。
因為我的訂結流程都在宴客飯店舉行,所以沒有用到這個表格!

 

其他

我還會習慣把所有參考的網誌或訊息分門別類地放到Google文件中,
例如看到喜歡的婚禮風格文章分享,或是推薦的新秘婚攝的訊息等等,
等到自己要開始準備的時候,就可以很輕易的找到。

後記

婚禮有很多事要忙,所以盡可能地讓項目明確,並定時地確認所有項目的狀態,才不至於因為遺忘或遺漏項目而慌亂。可以把大部分的時間處理緊急發生的問題,當個從容不迫的新娘吧!也謝謝有這樣的表格,即使婚禮當週有三天晚上加班到十點,也可以不用為婚禮瑣碎事情而煩心。婚禮的前一天,還能和遠道而來的親戚朋友們享用晚餐並盡情聊天。

範本

我把這份表單放在Google文件上囉!大家可以透過連結檢視,也可以透過檔案>建立副本的功能,建立屬於自己的婚禮專案!如果還有什麼可以改進的地方,也歡迎大家跟我分享。

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本文獲得新娘同意轉載,原文連結:[Wedding] 人生中最重要的專案 – 婚禮流程表單大全

 

譚編編 | WeddingDay小編

譚編編 | WeddingDay小編

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